Вопросы к Юристу

Компенсация расходов в командировке на такси и на личном транспорте

Приказ Минтранса России №152 устанавливает только обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, но приведенные в нем правила распространяются как на юридические лица, так и на индивидуальных предпринимателей. Теперь в самостоятельно разработанной форме должны присутствовать следующие реквизиты, предусмотренные Приказом Минтранса России №152:

  1. наименование и номер,
  2. срок действия путевого листа,
  3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства,
  4. сведения о транспортном средстве,
  5. сведения о водителе.

Кроме того, в путевом листе должны фиксироваться дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Указания таких подробностей не требовали ни унифицированные формы, приведенные в Постановлении Госкомстата России №78, ни Приказ Минтранса России №68.

Департамент общего аудита по вопросу оформления документов по командировкам

В качестве примеров указанных документов в Постановлении № 749 приведены: — путевой лист, — счета, — квитанции, — кассовые чеки.

Отметим, что, по мнению контролирующих органов, для подтверждения экономической обоснованности расходов работники должны вести учет служебных поездок в путевых листах (Письма УФНС РФ по г. Москве от 22.02.07 № 20-12/016776, от 20.09.05 № 20-12/66690, Письмо Минфина РФ от 13.04.07 № 14-05-07/6, от 29.12.06 № 03-05-02-04/192).

В Письме Минфина РФ от 23.09.13 № 03-03-06/1/39406 отмечено, что налогоплательщики вправе использовать путевые листы, содержащие в себе обязательные реквизиты и заполненные в порядке, утвержденном Приказом Минтранса РФ от 18.09.08 № 152

«Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»

, для подтверждения расходов водителей, использующих личный транспорт в служебных целях, которые могут учитываться при налогообложении прибыли.

Командировка на личном автомобиле: условия оформления, оплата

Также имеется возможность заполнить документ в произвольном виде.

После ознакомления с содержанием приказа работник подписывает его в знак согласия. По желанию работодателя могут быть оформлены дополнительные документы для служебной поездки.

Например, служебное задание, командировочное удостоверение, Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то помимо приказа обязательным для оформления документом считается путевой лист, Согласование суммы авансовых выплат, которые предоставляются работнику для оплаты топлива при командировке на личном автомобиле, проживания и питания.

Денежные средства выдаются в бухгалтерии или кассе предприятия на основании кассового ордера или распоряжения руководителя, По возвращении работника из командировки на личном автомобиле, он не позднее трех дней с момента появления на рабочем месте составляет авансовый отчет или предъявляет путевой лист.

Этот документ является подтверждением факта использования личного автомобиля для служебных целей, в том числе и расхода бензина.

Составление путевого листа производится в унифицированной форме или с использованием образца, утвержденного руководителем компании.

Но если в организации или на предприятии сотрудниками для командировочных поездок часто используется личный автомобильный транспорт, желательно создание единого шаблона документа.

Установленная форма заполнения служебной записки позволить сотрудникам вносить правильные сведения достаточного объема, которые будут приниматься во внимание при расчете компенсации сотруднику.

Особенности оформления командировки на личном транспорте

Если сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, то следует оформить путевой лист.

Поэтому важно знать, как оформить этот документ в 2019 году.

Документ обязательно содержит:

  1. сведения о ТС и водителе.
  2. сведения о собственнике авто,
  3. срок действия,
  4. название и номер,

Еще одним подтверждающим документом является служебная записка. Предприятия самостоятельно разрабатывают шаблоны записок для того, чтобы их было удобнее заполнять.

Оформление командировки на личном транспорте

Это возможно, если водитель не является виновным в аварии. Возможность компенсации за ДТП не по вине откомандированного сотрудника также должна быть предусмотрена в трудовом договоре или дополнительном соглашении — между работодателем и работником.

Возможность компенсации зависит от характера поломки.

Если неожиданно пробило колесо, то работодатель может компенсировать затраты на шиномонтажные работы, приняв чек от сотрудника.

Образец маршрутного листа

Сама таблица состоит из нескольких колонок, в которых должна содержаться следующая информация:

  1. отметка о времени выбытия из пункта, также ставится по факту уезда,
  2. дата совершения поездки по данному пункту назначения,
  3. сумма в рублях, если речь касается о каком-либо товаре,
  4. документ-основание, подтверждающее приобретение товара или услуги, чаще всего это номер товарного чека,
  5. информация о месте прибытия, наименование организации, адрес получателя,
  6. порядковый номер позиции,
  7. роспись принимающей стороны, которая подтверждает правдивость всего написанного.
  8. отметка о времени прибытия, ставится по факту приезда,
  9. наименование товара или оказываемой услуги, которая является целью поездки,

После таблицы, по окончании всех поездок, ставится личная роспись водителя, а также бухгалтера, принявшего его.

Командировка на личном автомобиле в 2017-2019 годах (особенности)

Однако и в таких случаях основным документом для направления в служебную командировку с точки зрения законодательства является приказ. Конкретная форма приказа законом не утверждена. При этом предприятия предпочитают использовать унифицированные формы приказа № Т9 (о направлении работника в командировку) либо № Т9а (о направлении группы работников в командировку), утв.

В любом случае в приказе необходимо указать следующую информацию: наименование организации, дату составления и номер распорядительного документа, данные сотрудника, наименование его должности, данные о месте, куда направляется работник для выполнения задания, длительность командировки (даты отъезда и прибытия)

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

Существует определенная категория граждан, отправление которых в рабочую поездку без согласия не возможно.

По возвращению из поездки командированный работник составляет служебную записку, где отражает все обстоятельства:

  1. место проживания,
  2. вид транспорта,
  3. дни в дороге,
  4. перечень прилагаемых документов, свидетельствующих о понесенных им затратах, подлежащих оплате.

Особенностью пакета документов при отправлении на своей машине является то, что обязательно заполнить путевой лист при командировке на личном автомобиле.

Командировка на личном транспорте

Обязательным является оформление приказа о направлении работника в командировку и путевого листа. Служебная записка не является подтверждением использования автомобиля в командировке, она может лишь определять ее продолжительность.

Путевой лист – основной документ, подтверждающий факт использования личного транспорта в служебных целях и целевой расход горюче-смазочных материалов (ГСМ). Подтверждение затрат на ГСМ производится чеками с автозаправочных станций (АЗС).

Приказ оформляется в произвольной форме, либо по унифицированному образцу Т9 или Т9А. Форма Т9А предназначена для направления в командировку группы сотрудников. Приказ должен содержать информацию о том, что в ходе командировки будет использован личный автотранспорт сотрудника, также должен быть определен порядок возмещения затрат на эксплуатацию автомобиля и указана структура компенсационных выплат.

Структура выплат определяется договоренностью между работодателем и сотрудником и может быть приблизительно следующей:

  • амортизация транспортного средства,
  • затраты на ГСМ,
  • текущее техническое обслуживание,
  • возможный внеплановый ремонт.

Прочие документы, такие как служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о командировке, в 2019 году не являются обязательными, их оформление может быть регламентировано только внутренними нормативными актами организации. О том, как документально оформляется командировка, читайте в этой статье https://otdelkadrov.online/6638-dokumenty-dlya-oformleniya-odnodnevnoi-komandirovki-komandirovki-v-vyhodnye-dni

Оформление путевого листа

Путевой лист – это документ установленного образца. Может использоваться форма, разработанная непосредственно в компании, или образец, утвержденный Госкомстатом (ныне Росстат) Постановлением №78 от 28.11.1997 года .

Путевой лист обязательно должен содержать следующие позиции:

  • реквизиты документа: название и номер,
  • срок действия,
  • данные владельца автомобиля и данные водителя машины (если это разные лица):
    1. фамилию, имя, отчество,
    2. паспортные данные,
  • сведения об используемом транспортном средстве:
    1. государственный номер,
    2. реквизиты паспорта транспортного средства (ПТС)

Возмещение затрат за эксплуатацию личного автомобиля

Оплата расходов, понесенных при использовании собственного транспорта, возможна лишь при представлении сотрудником ряда документов:

  1. заполненного путевого листа,
  2. копии ПТС автомобиля, который использовался в командировке,
  3. чеков, подтверждающих покупку ГСМ,
  4. авансового отчета,
  5. служебной записки, отражающей конкретные сроки нахождения сотрудника в командировке.

При возникновении в ходе командировки непредвиденных обстоятельств, например – срочного ремонта автомобиля, к авансовому отчету должны быть приложены чеки о покупке необходимых запчастей или технических жидкостей (антифриза, автомасла и т. д.). Все отчетные документы должны быть сданы в бухгалтерию не позже 3 рабочих дней после возвращения сотрудника из служебной командировки.

Необходимо отметить, что списание ГСМ при командировке на личном автомобиле производится согласно нормам расхода топлива, утвержденным Министерством транспорта РФ в Распоряжении №АМ-23-р от 14.03.2008 года .

Альтернативный вариант оформления командировки на личном авто

Оформление использования личного автомобиля в служебной командировке возможно не только путем прямого возмещения расходов на его эксплуатацию, но и временной арендой данного транспортного средства у работника. При этом арендатором выступает организация, отправляющая сотрудника в командировку, а арендодателем – владелец автомобиля или лицо, действующее на основании нотариально заверенной доверенности от владельца (Гражданский Кодекс (ГК) РФ, ст. 606 ).

Договор аренды заключается в письменной форме. Аренда автомобиля может быть 2 видов: с экипажем и без него. Формулировка «С экипажем» предполагает, что арендодатель выступает в двух ипостасях: как водитель и как арендодатель. Следовательно, арендная плата подразделяется на непосредственно аренду и оплату услуг водителя. Вариант «Без экипажа» предусматривает, что ответственность за арендованное авто и все издержки по его эксплуатации несет арендатор, т. е. компания, отправляющая сотрудника в командировку.

Использование в командировке услуг такси

Если же траты на проезд в такси зафиксированы в вышеуказанных документах или же разрешены работодателем, то сотруднику следует к авансовому отчету приложить квитанцию на бланке строгой отчетности или контрольно-кассовый чек, выданный после поездки водителем такси. При отсутствии этих документов возмещение затрат на оплату услуг такси производиться не может. Электронный чек, высланный перевозчиком по электронной почте, подтверждающим документом не является.

Квитанция формы строгой отчетности должна содержать следующую информацию:

  1. реквизиты квитанции: серию, номер,
  2. наименование перевозчика, его ИНН,
  3. сумму проезда,
  4. дату выдачи квитанции,
  5. подпись с расшифровкой лица, выдавшего квитанцию.

Возмещение оплаты услуг такси разносится в статью расходов организации, на сумму которых уменьшается ее налогооблагаемая база налога на прибыль. Обязательным условием является документальное подтверждение того, что поездка была совершена (чек или квитанция строгой отчетности) и подтверждение того, что поездка была составляющей деятельности, направленной на получение прибыли. Командировка – составляющая часть деятельности любой организации, поэтому затраты по ее осуществлению разносятся в статью расходов.

Добрый день! Работодатель отправляет на обучение 4 человека на моем автотранспорте по маршруту Ростов-Таганрог ежедневно на 5 дней. Какие мне нужны документы для оформления командировки и возмещения расходов?

Наталья Гущина Автор

Оформление работников в командировку начинается с Приказа о направлении работника в командировку. В нем указывается, на какой период работник отправляется в командировку, в какое место и с какими целями. Сопутствующим документом является служебное задание, в котором более подробно указываются цель командировки, этапы взаимодействия с контрагентами, клиентами, потенциальными покупателями или другими лицами.

После оформления приказа и служебного задания следует выплата авансовой суммы, предназначенной для расходования во время командировки. Аванс покрывает суточные расходы: проживание, питание и сопутствующие расходы (проезд до места). Когда деньги получены, все документы оформлены, работнику выдается командировочное удостоверение, а затем в отделе кадров, бухгалтерии или у секретаря ему ставится штемпель о том, когда он выезжает в командировку (указывается дата), откуда выезжает, ставится подпись лица, подтверждающего выбытие сотрудника с места работы. Дата, которой заполняются графы по убытию на обратной стороне командировочного удостоверения, считается датой, когда сотрудник командирован в место назначения. После прибытия на место командировки он ставит отметку о прибытии в бухгалтерии, у секретаря или другого лица, имеющего штемпель организации.

Бывает, что командированный сотрудник направляется в одно место, а ему для решения каких-то рабочих задач приходится отправляться в другие организации. В таких случаях на оборотной стороне командировочног о удостоверения необходимо отражать все пункты, куда прибывает сотрудник и откуда он убывает, чтобы не возникло проблем в обосновании командировочных расходов.

Финальный этап заполнения оборотной стороны наступает, когда сотрудник возвращается в свою организацию. Отметку о прибытии в организацию он ставит в отделе кадров, и на этом оборотная сторона командировочного удостоверения считается заполненной. В течение трех рабочих дней после возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться и представить авансовый отчет обо всех произведенных расходах.

Условия проезда в вашем случае решаются исключительно с вашим работодателем, в любом случае сохраняйте чеки с заправок и фиксируйте расход топлива на служебные поездки.

Компенсация расходов в командировке на такси и на личном транспорте

Путевой лист – основной документ, подтверждающий факт использования личного транспорта в служебных целях и целевой расход горюче-смазочных материалов (ГСМ). Подтверждение затрат на ГСМ производится чеками с автозаправочных станций (АЗС).

Структура выплат определяется договоренностью между работодателем и сотрудником и может быть приблизительно следующей: амортизация транспортного средства, затраты на ГСМ, текущее техническое обслуживание, возможный внеплановый ремонт.

Нужны ли путевые листы при поездке в командировку на личном транспорте

Казалось бы, всё очевидно и просто, но есть целый ряд нюансов в трактовке данного вида расходов для целей налогообложения и порядке возмещения израсходованных средств служащему.

В списке приведены основные законодательные нормы, используемые при оформлении командировки: Постановление Правительства № 92, Положение о направлении работников в командировки, утвержденное Постановлением № 749, ФЗ № 212, ФЗ № 125, Письмо Минздравсоцразвития № 2538-19, Приказ Минтранса № 152.

В — командировку на — личном авто? Легко!

Размер таких возмещаемых расходов организация вправе установить самостоятельно.

Например, может ввести ограничения по компенсации стоимости проездных билетов (при авиаперелете — не выше экономкласса, при проезде на поезде — не выше купе и т.

д.). Если все вопросы с руководителем согласованы, оформляются приказ, командировочное удостоверение и служебное задание в обычном порядке.

Новый порядок оформления командировки

На практике решение оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Его можно оформить по унифицированной форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Можно самим разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч.

4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Компания вправе взять за основу унифицированную форму и добавить в нее необходимые поля.

У нас возник вопрос, директору то мы найдем оправдательные документы (путевой лист, чек за бенз, распоряжение о направление в командировку), а заму что?

Как подтвердить то? Дата регистрации: 09.02.2015 1.

Как следует оформить служебную записку (в адрес кого составляется, какой может быть текст, должна ли быть резолюция на данном документе)?

2. Какие документы будут являться оправдательными, подтверждающими использование указанного транспорта, относятся ли к ним чеки на приобретение топлива, оплату стоянки и мойки во время командировки?

Оформление стандартного пакета документов для сотрудника, отправляемого в командировку, производится после обсуждения всех вопросов, касающихся командировки, и после того, как руководители и сотрудник приходят к одному мнению. Составление приказа о командировке Можно использовать унифицированную форму приказа № Т-9.

Заполнение бланка формы Т-9: Разработка и утверждение приказа о направлении сотрудника в командировку может производиться директором предприятия или организации.

Смотрите видео: Командировка на личном транспорте в 1С (September 2020).