Вопросы к Юристу

Необходимые сроки хранения кадровых документов

Документом принято считать документированную информацию, зафиксированную на материальном носителе и имеющую реквизиты, благодаря которым осуществляется ее идентификация. Для организации быстрого поиска и правильного хранения документов, касающихся личного состава, служба управления персоналом должна составлять и утверждать свою Номенклатуру дел по единой унифицированной системе, действующей в организации. Сроки хранения кадровой документации, как прописано в пункте 75 ГОСТ Р 51141-98, устанавливаются Номенклатурой дел организации, которая составляется с учетом сроков хранения, указанных в Перечне типовых архивных документов управленческого характера, образующихся в результате деятельности различных органов власти и организаций (утвержден 25.08.2010 Приказом по Министерству культуры РФ № 558).

Служба управления персоналом формирует личные дела всех сотрудников организации. Согласно Перечню, сроки хранения приказов по кадрам составляют 75 лет, после чего, по решению ЭПК (специальная экспертно-проверочная комиссия), они утилизируются. Это касается Приказов, распоряжений и прочих документов к ним относящихся (информация в виде справок, сводок, докладов):

  • о приеме, совмещении, переводе, перемещении, увольнении,
  • о повышении квалификации, об аттестации, о присвоении званий (чинов),
  • о награждениях и поощрениях,
  • по оплате труда, по различным выплатам и премиям,
  • на отпуск, который предоставляется для ухода за ребенком,
  • на отпуск без сохранения содержания,
  • о смене фамилии,
  • на различные виды отпусков для тех, кто работает в тяжелых, опасных и вредных условиях труда,
  • о дежурствах, связанных с основной деятельностью,
  • о длительных командировках (внутри страны и за рубежом),
  • о командировках работников, работающих в тяжелых, опасных и вредных условиях труда.

Для дел, содержащих другую категорию Приказов, распоряжений и различной документированной информации (к ним относящиеся сводки, справки, информации или доклады) и касающихся ежегодных плановых и оплачиваемых отпусков, дисциплинарных взысканий, учебных отпусков, графиков дежурств, командировок на непродолжительное время (внутрироссийских или зарубежных), Перечнем установлены 5-ти летние сроки хранения кадровых документов.

В папке (деле) под одной обложкой могут помещаться только те документы, для которых в Номенклатуре установлены одинаковые сроки хранения кадровых документов. Все они располагаются в строгом порядке. Дело начинает формироваться с заявления с просьбой о приеме на работу. Затем дополняется направлением на переговоры или представлением на сотрудника, анкетой и листком по учету кадров с дополнениями к личному листку о поощрениях и по учету кадров. В деле присутствует в обязательном порядке документы об образовании, а также автобиография. Выписки из приказов о перемещении, новом назначении или увольнении сотрудника, а также характеристики, справка-объективка и другие документы, относящиеся к конкретному сотруднику, включаются в дело отдельной группой. Все документы в деле располагаются в хронологической последовательности.

Каждое заявление (жалоба) и материалы о рассмотрении (если они не касаются вопросов по улучшению производственной деятельности) относятся к документам кадровой службы и входят в дело самостоятельной группой, отделенной листом-разделителем. При повторном получении заявления (жалобы) или возникновении дополнительных материалов их подшивают в данную группу. Документы располагаются в алфавитном или хронологическом порядке. Для данной категории дел сроки хранения кадровых документов также устанавливаются Номенклатурой с учетом Перечня, утвержденного Приказом № 558. На обложке каждого дела в обязательном порядке указывается цифровая или буквенная индексация и, конечно, сроки хранения кадровых документов.

Сколько хранятся наиболее распространенные кадровые документы в организации (с учетом изменений 2016 года)

В определении сроков хранения кадровых документов помогут следующие разделы Перечня:

  1. Раздел 1.2, куда включены штатное расписание, положение о структурных подразделениях, номенклатура должностей, должностные инструкции (все они хранятся постоянно) и др.
  2. Раздел 7.1, где нашли отражение перечни профессий, коллективные договоры (хранятся постоянно), журналы учета рабочего времени (хранятся 5 лет) и др.
  3. Раздел 7.2 «Нормирование труда, тарификация, оплата труда», где описаны нормы выработки (хранятся постоянно), документы о премировании (хранятся 5 лет) и др.
  4. Раздел 7.3 «Охрана труда», куда включены документы об аттестации рабочих мест (хранятся 45 лет), акты расследований профзаболеваний (хранятся 75 лет), сведения об авариях (хранятся 5 лет) и др.
  5. Раздел 8.1 «Прием, перемещение, увольнение работников», где упоминаются трудовые договоры, личные дела и личные карточки сотрудников (хранятся 75 лет) и др.
  6. Раздел 8.2 «Установление квалификации работников»: аттестационные заключения, документы о присвоении классных чинов и специальных званий (хранятся 75 лет) и др.
  7. Раздел 8.3 «Повышение квалификации», куда вошли документы о переподготовке, планы повышения квалификации (хранятся 5 лет) и др.
  8. Раздел 8.4 «Награждение», куда включены документы о представлении к награждению различными типами наград, присвоении званий (хранятся 75 лет) и др.

Отдельные сроки хранения документов могут быть закреплены и в других нормативных актах. Так, абз. 6 ст. 230, абз. 2 ст. 230.1 ТК РФ обязывают работодателя сохранять 2-й экземпляр утвержденного им акта расследования несчастного случая (обычного, группового, тяжелого, со смертельным исходом) вместе с материалами расследования на протяжении 45 лет.

А в самом законе № 125-ФЗ с учетом внесенных в марте 2016 года изменений в ст. 22.1 указано, что документы по личному составу в организациях сохраняются не менее 50 лет, если они созданы после 2003 года, а все документы, оформленные ранее, — 75 лет.

Хотя Перечень и является нормативным актом, его применение не всегда оправданно. В ситуациях, когда срок хранения кадрового документа установлен на уровне закона, применяются именно нормы закона, а не Перечня. А коллизии встречаются.

Кто принимает решение о сохранении документов

Как только документы длительного хранения выходят из документооборота, они собираются, систематизируются, описываются и сдаются в архив. Обычно массовый сбор таких документов происходит в конце года во всех структурных подразделениях, в том числе в кадровой службе.

Если в организации действует положение о хранении документов, то в нем прописан и порядок передачи документов на хранение, и сроки хранения, а также указано лицо, ответственное за сбор и подготовку документов к передаче на хранение. Сотрудник, в чьи должностные обязанности входит организация процесса передачи документов, занимается сортировкой документов.

Значительно упрощает процесс наличие номенклатуры кадровых дел. Так, в форме номенклатуры, рекомендуемой Росархивом (решение коллегии Росархива от 06.02.2002), уже указан срок хранения каждого попавшего в нее документа. Остается только отобрать нужные бумаги и рассортировать их по группам.

Законом № 125-ФЗ предусмотрена необходимость определения сроков хранения тех или иных документов постоянно действующими экспертными комиссиями. В функции экспертной комиссии входит отбор документов:

Также члены комиссии проводят экспертизу документов для установления их ценности.

В состав комиссии назначаются квалифицированные специалисты организации в сфере делопроизводства, один из представителей руководящего звена и представитель архивного учреждения.

Где и сколько хранятся кадровые документы после закрытия организации

Срок временного хранения документов по личному составу — не менее 50 лет. Но не всякая организация столько проработает. Во время хозяйственной деятельности отдельных компаний образуются документы, имеющие особую ценность, и срок хранения этих документов может во много раз превысить срок работы самой компании.

Логично, что после закрытия компании хранить документы будет некому, поэтому процесс передачи документов в архивное учреждение организуется до прекращения деятельности компании. Обычно эту обязанность возлагают на ликвидатора (ликвидационную комиссию) или конкурсного управляющего (если компания объявляется банкротом).

Эти лица должны воспользоваться действующим договором с архивным учреждением или заключить таковой. Но в архив не примут несистематизированные документы, так что их придется упорядочить и описать. Все переданные в архив документы находятся там до истечения сроков хранения.

ВАЖНО! Сроки хранения ряда документов, в том числе кадровых, устанавливаются на законодательном уровне. Большим подспорьем в работе по установлению сроков сотруднику кадровой службы служит Перечень, но его использование не отменяет обязанность отслеживать изменения в законодательстве относительно изменения правил документооборота.

При этом следует помнить, что при составлении перечня его разработчики руководствовались ценностью документов для государства и его представительских органов. А в интересах самой организации может понадобиться установить более длительный срок хранения, чем это предусмотрено перечнем, особенно когда речь идет об 1 или 3 годах.

Если же на документ ссылаются при рассмотрении спора в суде, то его уничтожение никак невозможно до окончания разбирательства, какими бы короткими ни были установленные сроки хранения.

Нормативная база

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230 , 230.1
  2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
  3. Приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
  4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации - в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок - 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", т.к. он будет иметь большую юридическую силу.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел

1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

  • наименование организации (в полном виде)
  • наименование структурного подразделения (в полном виде)
  • номер дела (в соответствии с номенклатурой)
  • заголовок дела
  • срок хранения документов по номенклатуре

2. В дело подшиваются:

  • только оформленные и исполненные документы
  • один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
  • изданные в одном календарном году

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Смотрите видео: Правила хранения продуктов в холодильнике - Все буде добре - Выпуск 443 - (July 2020).