Вопросы к Юристу

Как правильно прошить документ по ГОСТу

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

Основные принципы сшивания документов

Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.

Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:

  • Стандартные. Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.
  • Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
  • Для длительного хранения. Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона. Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

На обложке проставляются данные:

  • Название организации.
  • Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
  • Индекс дела.
  • Заголовок дела.
  • Срок хранения.
  • Номер тома.
  • Количество листов в подшивке.
  • Дата составления подшивки.

Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация:

  • Название документа.
  • Дата подшивки.
  • Срок хранения.
  • Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
  • Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
  • Данные ответственного лица – составителя подшивки.

При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

Нумерация листов

Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:

  • Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой.
  • Номера ставятся в правом верхнем углу, при этом номер не должен касаться текста документа.
  • Если в деле есть приложения к документам, они нумеруются в общем порядке сразу после данного документа.
  • Если в деле имеются письма, то сначала нужно пронумеровать конверт, а потом все листы, вложенные в него.
  • Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно.
  • Если приложения к делу выделены в отдельный том, то их нумеровать также следует отдельно.
  • Листы больших форматов нумеруются в верхнем правом углу, сгибаются и подшиваются под один край.
  • Если на листе содержится несколько фрагментов (например, чеки), то необходимо составить опись содержимого листа, а лист пронумеровать в общем порядке.
  • Если в деле имеются склейки, их нужно пронумеровать в общем порядке, а в описи указать, сколько листов содержится в склейке.

Способы прошивки документов

Сшить документы можно несколькими способами:

  • С помощью иглы и нитки. Подходит для документов небольшого объема. Сшивание производится в два прокола, на обороте концы нитки скрепляются. К нити крепится фрагмент бумаги с заверительной надписью и печатью.
  • С помощью нитки и дырокола. Способ аналогичен предыдущему, но так можно за раз скрепить дело большего объема. Обложку при этом обычно не затрагивают.
  • С помощью дрели или шуруповерта. Таким способом сшивают дела большого объема. В качестве нити может использоваться толстая веревка или шнур. Также такой способ применяют, если необходимо сшить дело вместе с обложкой.
  • С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ доступен только в типографиях.

Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы.

Законодательное обоснование

На сегодняшний день общих нормативных принципов сшивания документации по ГОСТу не предусмотрено. Главный стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», содержащий в себе терминологические определяющие документооборота, не регламентирует порядок прошивки официальных бумаг.

Среди нормативных актов, на которые следует опираться при подготовке материалов в государственные органы, выделяются следующие:

  • рекомендации Росархива № 76 от 23.12.2009 г.,
  • приказ Министерства культуры № 536 от 08.11.2005 г. о типовых принципах по делопроизводству,
  • руководство Центрального Банка по ведению и оформлению деловых материалов,
  • правила Федеральной налоговой службы, утвержденные от 18.04.2003 г., описывающие порядок заполнения и переплета отдельных видов документов.

По причине отсутствия строгой регламентации в вопросе делопроизводства при подготовке требующихся отчетов возникает необходимость изучать рекомендации именно того учреждения, куда будут направлены бумаги. Помимо этого, при регистрировании частного предприятия или юридического лица в госоргане, заявке на тендер или передаче материалов на архивное содержание необходимо соблюдать при прошивке инструкции, прописанные федеральным управлением.

Фото, как правильно прошивать документы по ГОСТу, будут размещены далее. Также будет затронута некоторая узкоспециализированная информация по прошивке. Например, как правильно прошить документы для налоговой.

Виды документации, требующей подшивки

Важно учитывать, что прошивать необходимо только определенные типы документов, содержание которых расположено более чем на одном листе, предназначенные для регистрационных, контролирующих органов, в том числе в налоговую. Прошивка также является обязательной при формировании тендерных материалов и папок, сдаваемых в архив.

Перед разбором того, как правильно прошивать и скреплять документы, важно узнать виды бумаг, нуждающихся в проведении процедуры специальной подготовки перед передачей в государственные и иные органы:

  • архивная документация (материалы, подготовленные для сдачи на хранение),
  • входящие и исходящие бумаги,
  • бухгалтерская отчетность (авансовые, оборотные ведомости, счет-фактуры, акты проведенных работ, книги кассового учета, путевые листы и др.),
  • кадровые постановления (приказы, штатное расписание),
  • документы, направляемые в налоговый орган (определенные виды), пенсионный фонд для проверки,
  • копии документов, нотариально удостоверенные и заверенные.

Делопроизводство представляет собой сложный и кропотливый процесс, требующий определенных знаний и умений. Прошитую документацию удобнее привести в систему, а также хранить. Тщательно скрепленные листы практически невозможно незаметно подменить или вынуть из папки, поэтому риски фальсификации или утраты важной информации минимизируются.

Оформление обложки

Перед тем как правильно прошить документ, требуется подготовить все необходимые материалы. Для каждой отдельной папки необходима картонная обложка. Среди обложек выделяют:

  • стандартные, которые имеют размер 22,9 на 32,4 см, применяемые для типовых бумаг,
  • нестандартные, используемые для листов большего формата, отличного от А4,
  • длительного хранения – изготовлены из более прочного материала и могут иметь произвольную форму (рассчитано для документов со сроком хранения более 25 лет).

Для сдачи в госорганы применяется бескислотный картон. На обложках указывается опознавательная информация, необходимая для быстрого и удобного поиска папки среди других материалов. В первую очередь прописывается наименование учреждения, подразделения, формулировка названия материалов. Также фиксируется заданный индекс дела, сроки хранения, номер папки. Внизу проставляется общее число листов и дата формирования подшивки.

Опись документа

Описательная информация, раскрывающая содержание и временные сроки прошитых документов, является обязательной. В ней отмечается наименование документа, дата шнуровки дела, период хранения. Помимо этого, опись снабжена аннотацией, представляющей собой пояснительную записку, в которой выделены все пункты содержания материала, согласно списку тем указаны страницы, также отмечена причина хранения данных бумаг. В конце фиксируются персональные данные уполномоченного лица, ответственного за подшивку.

Опись не включается в общую нумерацию. Чаще всего опись подшивается вместе с папкой либо наклеивается на обложку с тыльной стороны (в некоторых случаях расположена в специальной папке для описей).

Сопоставленные с описью тома складываются и обвязываются в стопки высотой по 20 см. Материалы сортируются по возрастанию номеров. Затем дела могут быть оставлены храниться в специальном структурном отделе либо переданы сотрудникам архива. По истечении сроков содержания материалов в архиве они, согласно установленному порядку, уничтожаются.

Правила нумерации листов

Как правильно прошить и считать листы в прошитом документе? Процесс нумерации не вызывает серьезных проблем у делопроизводителя. Нумерация производится черным карандашом. Использовать чернила не допускается. Основные принципы верного указания номера заключаются в следующем:

  • в процессе обозначения используются арабские цифры (очень редко - римские),
  • цифры ставятся по возрастанию,
  • нумеруются листы, а не страницы (хотя постраничная нумерация может также присутствовать отдельно),
  • цифры должны располагаться сверху страницы в правом углу,
  • обозначения не могут налагаться на текст,
  • приложения нумеруются общим списком с основным документом (при условии, что приложение не выделено в отдельную папку).

Материалы для прошивки всегда раскладываются согласно хронологии: от более ранних к тем, которые были сформированы недавно.

При наличии в деле письма его необходимо начинать нумеровать с конверта, а затем уже вести пересчет содержащихся в нем листов. Когда имеется нескольких томов, каждый из них нумеруется отдельно. Большеформатные материалы нумеруются справа в верхнем углу, сгибаются в два-три раза, а затем сшиваются с одного края.

В случае, когда на листе расположен не один, а несколько различных документов (чеки, бланки) – составляется опись данных фрагментов, а лист нумеруется в обычной последовательности. Однако при наличии склеенных между собой бумаг нумеровать каждый лист нужно по отдельности с включением в общую опись.

При совершении ошибок при счете и прописывании правильной последовательности пропущенные номера позволено нумеровать с использованием цифры с предыдущего листа с добавлением к ней буквы (например, 11 и далее 11а, 11б).

Когда нумерация пропущена или нарушена основательно, необходимо переписать номера листов заново. Неверная цифра зачеркивается и рядом ставится правильный номер. Если прошивка уже была скреплена заверительной надписью, в ней также производятся исправления.

Способы подшивки

Правильно прошить документ можно несколькими способами:

  1. При помощи иголки и нитки. Данный вариант используется в случаях, когда необходимо оформить небольшую подшивку. Сшивание обходится двумя проколами, через образовавшиеся отверстия продевается нить, концы которой скрепляются на оборотной стороне документа. На узел наклеивается отрезок бумаги с надписью, заверенной печатью.
  2. При помощи дырокола (шила) и нити. Как правильно прошить документы с дыроколом? Этот способ является наиболее приемлемым, когда речь идет о материалах большего количества. При этом обложка документа не подвергается прошивке.
  3. Дыроколом для люверсов и шнура. Как правильно прошить документ дыроколом для люверсов? Фурнитуру из металлического или пластмассового материала разрешается применять для оформления документов, имеющих срок хранения не более 10 лет. Для архивного содержания данный способ практически не применяется, исключение – при сроке хранения до 5 лет.
  4. С использованием дрели (шуруповерта). Применение инструментов обосновано, когда требуется прошнуровать очень объемные тома. При этом соединяются материалы достаточно толстой веревкой или лентой. В данном случае чаще всего необходимо вместе с делом прошивать обложку.
  5. На переплетном станке и автонумераторе. Данный вариант доступен только в типографиях для прошивки большого и крупного материала.

Порядок прошивки

Обычно вопросами подготовки документации занимается специалист, наделенный функциями делопроизводителя согласно приказу учреждения или своим должностным инструкциям. Как правильно прошить документ пошагово? Порядок прошивки документов содержит следующие моменты:

  • Распределение документов по дате и номеру листа в правильной последовательности, лицевой стороной вверх.
  • Удаление любых посторонних деталей с подготовленных материалов: скобы, крепки и т. д.
  • Укладка всех листов ровной стопкой (при наличии большого количества листов используется определенное приспособление).
  • Проделывание отверстий (они не должны заходить за поля, где находится текст, и должны располагаться на 1,5 см дальше от края листа). Для стандартных документов делается 3 прокола (иногда 4), для важных бумаг необходимо сделать 5. Центральное отверстие будет располагаться посередине, другие отверстия – в промежутке через 3 см каждое.

В полученные проколы продевается подходящая нить (если нитка тонкая, то она пропускается дважды), концы которой закрепляются узлом на тыльной стороне подшивки. Поверх связанных нитей прикрепляется прямоугольный лист (4 на 8 см) так, чтобы концы оставались видимыми. На наклейке указывается количество пронумерованных и прошнурованных листов и данные сотрудника, производившего сшивку.

Как правильно прошить документы РБ? Так же, как это описано в статье выше.

Заверительная надпись

Данная процедура является обязательной и проводится после прошивки и нумерации всего материала. Заверительная надпись представляет собой небольшой отрезок бумаги, прикрепляющийся к узлу из ниток на обороте прошивки.

В данной бумаге указывается число прошитых листов (обязательно прописью и цифрами). Помимо этого, необходимо указать, имеются ли в деле поврежденные/испорченные листы.

Фиксируются персональные данные ответственного, проводившего сшивание материалов, а также ставится его подпись. Поверх надписи ставится штамп учреждения. Печать должна охватывать саму надпись и выходить на часть листа.

Прошивка для архива

Материал для сдачи в архив требует соблюдения определенных наставлений о том, как правильно прошить документ. Перед тем как начать сшивать бумаги, необходимо удалить все лишние крепления, зацепы или иные элементы, мешающие прошивке. Весь перечень листов располагается по порядку, производится формирование ровной со всех сторон стопки.

Как правильно прошивать документы для архива?

Для типовых документов осуществляется произведение трех проколов при помощи специальной иглы либо шила. Отверстия располагаются на одинаковом расстоянии друг от друга (три сантиметра), начиная с центрального, которое должно быть расположено ровно посередине листа.

Сшивание материалов проводится с левой стороны стопки. От края листа, а также от текстовой части документа необходим отступ (полтора сантиметра). Используемая для продевания нить должна быть прочной и составлять около 70 сантиметров. Изначально прошнуровка начинается с центрального отверстия с конца документа и протягивается, пока оставшийся хвост нити не составит 15 сантиметров. Затем иголка вставляется в самый верхний прокол, протягивается до нижнего отверстия и снова в центральное. В конечном итоге завязывается узел с концами не менее 6-8 сантимтеров. Поверх образованного узла наклеивается заверительный лист.

Материалы постоянного хранения сроком более 10 лет передаются в архив согласно описи. Она удостоверяется заверительной надписью, предполагающей указание общего количества дел, их номерные знаки (прописываются словами и цифрами), ниже ставится дата и подписи участников приема-передачи документов.

Оказалось, что существует не так много регламентов, как правильно прошивать документы для архива. Главное – неукоснительно придерживаться их.

Формирование документов для налоговой

Как правильно прошить и опечатать документы для ФНС? Подготовка бумаг в это учреждение практически не отличается от стандартных типовых процессов, для которых подробно описаны приведенные выше рекомендации. Однако все-таки имеются некоторые отличия от прошивки материалов, передаваемых в архив. Официальные документы сшиваются специальной нитью или шпагатом. В обычном порядке проделывается 3 отверстия, для бухгалтерских отчетов необходимо 5. Опечатываются прошитые бумаги полоской 3 на 5 см, которая наклеивается поверх связанного узелка из ниток.

Хотя с недавних пор для заявлений и учредительных документов, подаваемых в Налоговую службу, подшивка не обязательна. Безусловно, это в какой-то мере является плюсом: появится больше свободного времени, которые можно потратить с большей пользой.

По истечении года после завершения дел материалы сдаются в архив конторы. Если такового не имеется, то передаются на государственное или муниципальное хранение. В среднем нотариальная документация хранится до 75 лет.

Одним их важнейших требований к прошитым документам является неприкосновенность. Поэтому в случае упущения какого-либо листа или материала просто так вставить его не получится. Для этого потребуется расшивать дело и формировать его заново либо оформлять пропущенный документ отдельно. В полностью готовую подшивку не разрешается добавлять или вынимать листы.

Теперь понятно, как правильно прошить и опечатать документы для налоговой или архива.

Виды прошивок и способы их установки

Прошивка Андроид в домашних условиях во многом отличается от инсталляции остального софта. Данный процесс является более трудоемким и связан со многими рисками. При выборе неподходящей версии ПО или нарушении процесса обновления существует вероятность превращения телефона либо планшета в бесполезный «кирпич». Однако узнав, сколько стоит перепрошивка у профессионалов, многие все же решаются сменить версию программного обеспечения самостоятельно.

Для перепрошивки Android не существует единой инструкции, которая бы подошла ко всем моделям мобильных устройств. Здесь все зависит от производителя девайса и того, какой софт планируется установить.

Все прошивки Андроида подразделяются на два вида:

  1. Официальные. Поставляются непосредственно изготовителями смартфонов и обычно подходят только к определенной марке. Такие программы считаются самыми надежными, поэтому по возможности ими и следует пользоваться.
  2. Неофициальные (кастомные). Разрабатываются пользователями Android устройств и небольшими фирмами. Они применяются, когда выполняется переустановка Андроид на китайских аппаратах (например, Lenovo, Meizu, Xiaomi и т.п.).

  1. Через компьютер и специальную утилиту. В качестве дополнительного софта рекомендуется использовать приложение SP Flash Tool (для Леново и других китайских смартфонов), Kies или Odin (для Samsung) и т.п.
  2. Через Рекавери, предусмотренное производителем. Данный вариант является актуальным, если требуется выполнить официальную перепрошивку планшета либо смартфона.
  3. Через Recovery, установленное самим пользователем (CMW или TWRP Рекавери). Подходит для кастомного ПО.

Подготовка к самостоятельной перепрошивке

Перед тем как переустановить ПО на Андроид устройстве, необходимо произвести ряд подготовительных мероприятий:

  • подобрать подходящий файл с прошивкой,
  • скачать на ПК программу для обновления ПО (Odin,Kies или SP Flash Tool и найти качественный usb кабель (если переустановка будет проходить с помощью компьютера),
  • загрузить на телефон кастомное рекавери (если планируется переустановить Андроид на неофициальную версию),
  • зарядить батарею гаджета на 100%,
  • сделать backup имеющейся версии ПО.

Функциональность установленного обеспечения во многом зависит от его версии и сборки. Чтобы новая прошивка спустя некоторое время не начала конфликтовать с «железом», нужно выяснить серийный номер мобильного устройства:

  1. Открываем настройки девайса.
  2. Переходим в раздел «Об устройстве». Он находится в самом конце списка.
  3. Находим и копируем требуемую информацию.
  4. Вводим серию сборки в поисковик и внимательно изучаем информацию о вашем аппарате, а также выясняем, какая версия прошивки для него подойдет.
  5. Скачиваем требуемый файл на компьютер.

Более детальный порядок обновления Андроид на телефоне рассмотрим на примере Samsung и Lenovo, хотя данная инструкция также подойдет и для многих других торговых марок.

Прошивка смартфона от компании Samsung

Обновление ПО на девайсах фирмы Самсунг производится с помощью программы Kies. Данная утилита позволяет не только перепрошить планшет или телефон, но и сделать резервную копию старой системы, синхронизировать личные данные с ПК и многое другое.

Перед тем как поменять прошивку на новейшее обеспечение, нужно правильно настроить Kies. Делается это следующим образом:

  1. Загрузите приложение на компьютер с официального сайта Samsung. При выборе версии софта учтите, что для Андроид 4 и выше лучше использовать Kies 3.0 или более старшей сборки.
  2. Установите скачанную программу на ПК, следуя всплывающим инструкциям. В самом конце процесса инсталляции вам предложат выбрать один из двух режимов: обычный и облегченный. Выбираем первый, так как второй применяется только для обмена информацией.
  3. На мобильном устройстве активируйте режим отладки по USB.
  4. Подключите гаджет к компьютеру через USB. При этом программа для прошивки должна автоматически установить требуемые драйвера.
Настроив Kies, создайте бэкап имеющегося на смартфоне ПО. Это позволит восстановить работоспособность системы в случае неудачной прошивки. Чтобы сделать backup Андроид через ПК, в начальном окне приложения выберите «Резервное копирование», отметьте пункты, которые требуется сохранить, и запустите процедуру, нажав соответствующую кнопку.

Создав резервную копию, смело перепрошивайте телефон или планшет через компьютер. Для этого в Kies откройте раздел «Средства» и активируйте пункт, отмеченный на рисунке, тем самым запуская процесс обновления.

Прошив телефон Андроид через компьютер, проверьте работоспособность всех его функций. Если ничего не сбоит, значит, обновление ПО прошло успешно.

Замена прошивки на планшете Lenovo через ПК

Перед тем как прошить планшет Леново, нужно уяснить, что софта, разработанного специально для этого бренда, нет. Поэтому приходится довольствоваться универсальными разработками. Одним из таких приложений является SP Flash Tool. Рассмотрим, как сделать обновление ПО на Lenovo посредством данной утилиты:

  1. Установите на ПК SP Flash Tool. Программа, меняющая старую прошивку на новую, инсталлируется практически так же, как и остальной софт для Windows. Так что в этом разберется даже «чайник».
  2. Найдите в сети подходящий прошивочный архив для вашего устройства и загрузите его.
  3. Разархивируйте скачанный файл на тот же диск, на котором находится SP Flash Tool.
  4. Запустите утилиту и в главном окне кликните Scatter-Loading.
  5. В появившемся списке выберите файл, начинающийся с «MT».
  6. Скоммутируйте выключенный гаджет с ПК. После его определения системой нажмите Firmware->Upgrade и подождите, пока завершится замена перепрошиваемых файлов на новые.

После того как обновить прошивку вам удалось, проверьте работоспособность всех функций планшета.

Обновление ПО на Lenovo без ПК

Дабы полностью разобраться с программным обеспечением для мобильных устройств Леново и других китайских аппаратов, рассмотрим, как перепрошить Андроид без компьютера. Процесс обновления будет производиться в среде восстановления Recovery Mode, которая предусмотрена во всех девайсах с ОС Android.

Следует отметить, что для установки официальной прошивки вполне подойдет стоковое Рекавери. Если же вы планируете использовать стороннее ПО, то вам дополнительно потребуется загрузить на планшет кастомное Recovery (CMW или TWRP).

Официальная прошивка инсталлируется следующим образом:

  1. Выключаем устройство и переходим в среду восстановления. Для этого необходимо одновременно зажать кнопку Volume и клавишу Power.
  2. В начальном окне выбираем пункт «wipe data/factory reset» для полного сброса настроек.
  3. Затем нажимаем «apply update» и указываем путь к ранее скачанной прошивке.

После окончания перепрошивки и перезагрузки планшет должен заработать в стандартном режиме. Вам только потребуется заново установить время и привязать мобильное устройство к своему аккаунту Google.

Как правильно сшить документы

Проще говоря, прошивка документов выполняется практически всеми структурными подразделениями учреждений и компаний, а разница состоит только в способе выполнения процедуры. На сегодняшний день не существует единого стандарта, который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются (один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже).

Так, рекомендации по сшиву различных документов указаны в «Делопроизводстве и архивном деле», утвержденном Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, а также в приказе Министерства культуры РФ № 536 от 2005 года, утверждающем типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкции Центрального банка России, Методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденных Приказом Министерства по налогам и сборам от 2003 года и ГОСТом Р 51141.

Сшиваем документы правильно!

Существует два удобных и самых распространённых метода сшивания вручную:

    через три прокола (отверстия), через четыре прокола (отверстия).

Прошивка с тремя отверстиями выполняется следующим образом:

По краю документа выполняется три прокола с помощью шила. Расстояние между ними не должно превышать 3-5 сантиметров. Игла с ниткой вводится через один прокол с тыльной стороны документа, при этом часть нити оставляется для последующего крепления (не больше 7-10 см).

Затем игла пропускается через соседнее лицевое отверстие. После чего инструмент выводится в пока ещё свободное отверстие с тыльной стороны.

На последнем этапе игла вводится в отверстие, расположенное посередине (с него начиналась работа по сшиванию). Оба свободных конца нити крепко связываются с тыльной стороны бумаг.

Как правильно сшивать бухгалтерские документы?

Первое, что нужно сделать – выбрать картонную обложку для дела.

Хоть с первого взгляда и кажется, что все они одинаковы, это не совсем так. Выделяют три вида: стандартная, нестандартная и обложка для длительного хранения: Стандартные встречаются чаще всего, их размер составляет 229х324 миллиметра. Их используют в случае, когда листы имеют обычный, типовой размер.

Нестандартная отличается размером и нужна, когда документ по какой-либо причине имеет специфический, не шаблонный размер.

И последний вид – документ, который согласно законодательным нормам необходимо хранить в архиве более 25 лет.

Прошивка документов: нормы ГОСТ и практические советы

Ее, как правило, не сшивают, потому что это усложняет последующую работу с ней.

В пункте 3.5.3. данных рекомендаций, посвященном подготовке дел к передаче на архивное хранение, указано, что полное оформление дела предусматривает, среди прочих операций, подшивку и переплет дела. В Приложении № 24 к данному пункту процедура описана более подробно.

Полезная статья: О том, , читайте в электронной версии журнала. Помимо Методических рекомендаций, существует ряд отраслевых нормативных актов, устанавливающих правила прошивки официальных бумаг.

Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

Вот почему нужно хотя бы скреплять скрепкой те документы, которые впоследствии вернутся к вам с отметкой регистрирующего органа (например, устав организации).

  1. Инструкции Центрального банка по документоведению
  2. Приказ ФНС России от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25 (вступил в действие с 4 июля 2013 года)
  3. ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело»
  4. Приказ Министерства культуры РФ № 536 от 8 ноября 2005 г.

Какими законами регулируется лизинговая деятельность в России?

  1. Добавьте к блоку чистый лист для сопроводительной надписи. В начале дополнительно можно вложить листы для внутренней описи.
  2. Параметры архивной книги – максимум 32 х 23 см.
  3. Убедитесь, что в получившейся пачке не больше 250 листов, а ее толщина меньше четырех сантиметров.

Используйте специальный нумератор или черный карандаш.

Как сшивать документы нитками для налоговой и в архив: пошаговая инструкция

Прошивать необходимо дважды. Крепким узлом завязываются ниточки.ЗаверениеПосле сшивания документ требует заверки его подлинности, что делает как делопроизводитель, так и руководительНалоговая служба – серьезный орган, который требует регулярные отчеты и может самостоятельно проверять документацию на ее оригинальность и правильность оформления.

При проверке, налоговый инспектор зачастую требует заверенные документы. Все копии должны полностью дублировать оригинал и заверяется.

Руководство как прошивать и заверять документы

Еще одна причина заключается в том, что плохо прошитые документы можно легко разъединить. Таким образом, есть риск подлога или потери документа. Необходимо помнить, что документы, состоящие из двух или более листов, должны быть прошиты.

Отверстия для прошивки можно сделать как с помощью толстой иглы, так и с помощью дырокола. Проколы должны находиться с левой стороны листа, на расстоянии 1,5-2 см от края. Читайте что такое маржа и как это рассчитывать.

Снова протягиваем иглу через первый серединный прокол. Завязываем из ниток узелок.

Как правильно прошивать и заверять документы

В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки. Заканчивать сшив нужно вторым проколом, не тем, с которого начали.

Так же нужно отрезать нить, оставив кончик сантиметров в 7.

Оба оставшихся конца нити связать, немного оттянуть вниз и наклеить маленький прямоугольный листочек чистой бумаги.

Совет 1: Как сшить документы для архива

Приготовьте все бумаги к прошивке, сделав наметки для четырех проколов и поместив их в картонную обложку. 3 Пачки документов необходимо зажать струбциной, проколоть при помощи шила или просверлить специальным устройством для прошивки документов.

Не снимая струбцины, прошейте бумаги при помощи длинной иглы, используя суровую нить, шпагат или ленту. 4 Для правильной прошивки необходимо продеть с тыльной стороны иглу в то отверстие, которое идет вторым по счету, провести иглу по тыльной стороне и вернуться опять ко второму отверстию.

После этого иглу надо вывести на лицевую сторону и прошить второе отверстие, но уже сверху. Нить вытаскивается с тыльной стороны, и два ее конца закрепляются так, чтобы нитяные хвостики можно было заклеить бумагой (калькой).

Смотрите видео: Как правильно прошивать документы? (September 2020).