Вопросы к Юристу

Лист ознакомления с личным делом

"Отдел кадров коммерческой организации", 2010, N 4

Вопрос: Можно ли работнику предоставить на ознакомление его личное дело?

Ответ: На практике основная часть персональных данных работника хранится в его личном деле у работодателя. В соответствии с Законом N 152-ФЗ работник как субъект персональных данных обладает определенными правами на защиту своих персональных данных, имеющихся у работодателя. Статья 89 ТК РФ конкретизирует такие права работника. В частности, работник имеет право на полную информацию о его персональных данных и обработке этих данных и свободный бесплатный доступ к своим данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

На основании п. 3 ст. 14 Закона N 152-ФЗ доступ к своим персональным данным предоставляется работнику при обращении либо при получении запроса работника или его законного представителя.

Статья 20 Закона N 152-ФЗ обязывает работодателя как оператора персональных данных при обращении либо при получении запроса работника сообщить ему его персональные данные, а также предоставить возможность ознакомления с ними при обращении субъекта персональных данных либо в течение десяти рабочих дней с даты получения запроса.

Исходя из законодательных актов работник имеет право в любое время ознакомиться со своим личным делом, а работодатель не вправе ему отказать в этом, за исключением случаев, если:

- обработка персональных данных, в том числе персональных данных, полученных в результате оперативно-разыскной, контрразведывательной и разведывательной деятельности, осуществляется в целях обороны страны, безопасности государства и охраны правопорядка,

- обработка персональных данных осуществляется органами, задержавшими работника по подозрению в совершении преступления, либо предъявившими ему обвинение по уголовному делу, либо применившими к нему меру пресечения до предъявления обвинения, за исключением предусмотренных уголовно-процессуальным законодательством РФ случаев, когда допускается ознакомление подозреваемого или обвиняемого с такими персональными данными,

- предоставление персональных данных нарушает конституционные права и свободы других лиц.

В этих случаях отказ в предоставлении информации должен быть мотивирован и выдан работнику в письменном виде в срок, не превышающий семи рабочих дней со дня обращения или даты получения запроса (ст. 20 Закона N 152-ФЗ).

Личное дело работника

Личное дело состоит из различных документов, касающихся непосредственно конкретного человека. Формирование этого комплекта документов в обязательном порядке нужно только для государственных юридических лиц, остальные работодатели ведут их на свое усмотрение, а соответственно и сами определяют перечень документов, которые будут в них включены.

Личное дело: порядок ознакомления

Нужно ли знакомить человека с данными, которые содержатся в его личном деле? В законодательных актах нет прямого указания на это, но, согласно статье 89 ТК РФ, работодатель не может отказать работающему у него человеку в праве ознакомиться с его персональными данными.

Если работник изъявил такое желание, то целесообразно факт ознакомления зафиксировать письменно. Сделать это можно, сформировав лист ознакомления с личным делом.

Также многие компании практикуют периодическое ознакомление трудящихся у них лиц с их личными делами, например, 1 раз в 12 месяцев. Делается это для того, чтобы своевременно отслеживать изменения личных данных трудящихся и факт их предоставления в отдел кадров. Такие мероприятия и их периодичность можно прописать в локально-нормативных актах, например, в инструкции по документообороту.

Хранится лист ознакомления непосредственно в личном деле, – отдельно либо подшивается вместе со всеми документами.

Лист ознакомления с личным делом: образец

Законодательство не устанавливает, как должен выглядеть лист ознакомления с личным делом, образец этого документа каждая организация разрабатывает самостоятельно.

В него можно внести следующие реквизиты:

  • Наименование организации, которая его составляет.
  • ФИО работника, которому принадлежит личное дело.
  • Реквизиты личного дела, к которому он прилагается.
  • Место для подписи ознакомленного лица и даты.
  • Место для примечаний. Например, в нем может указываться причина ознакомления.

Ознакомление работника с документацией, содержащейся в личном деле, происходит в присутствии кадровика или другого работника, ответственного за их ведение.

Лист ознакомления с личным делом – это документ, где работник расписывается в том, что его ознакомили со всеми документами, содержащими его персональные данные. Данный документ не обязателен и работодатель ведет его на свое усмотрение. Составляется он в свободной форме, утвержденного бланка нет.

Что должно храниться в личном деле сотрудника

Плановый контроль проводится раз в три года. Виды персональных документов, хранимых коммерческими предприятиями, законодательно не регулируются.

Какие документы подшиваются в личное дело работника обязательно при приеме и увольнении:

  1. Личная карточка (форма Т-2) или листок,
  2. Соглашения о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой информации,
  3. Трудовой договор,
  4. Заявления о предоставлении вычетов по налогу на доходы физических лиц,
  5. Копия приказа о назначении,
  6. ,
  7. Справка о сумме заработной платы с предыдущих мест работы для исчисления пособий по нетрудоспособности,
  8. Копии дипломов, аттестатов, свидетельств об образовании, квалификации,

Дополнять список документов в личном деле работника могут копии:

  1. Свидетельств, справок из органов ЗАГС об изменении персональных данных.
  2. Трудовой книжки,
  3. Приказов о перемещении, повышении, поощрении, взыскании,
  4. Свидетельств о рождении детей,
  5. ИНН, СНИЛС, паспорта, военного билета,
  6. Заявлений и приказов на отпуска всех видов,

Как работнику ознакомиться с личным делом

Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел.

К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю.

Какие документы должны быть в личном деле сотрудника?

Так как личные дела могут храниться в архивах до 75 лет, многие документы просто устареют.Каждый листок в деле должен быть в хронологическом порядке прошит, а также пронумерован и описан. Сама опись размещается на обложке или на последней странице и содержит:

  1. данные конкретного сотрудника,
  2. печать.
  3. полный перечень бумаг,
  4. нумерацию папок,
  5. подпись кадрового работника,
  6. номенклатурные индексы,
  7. время составления,
  8. перечень документов в личное дело сотрудника,

Любые данные в документы вносит только официально уполномоченный кадровик.

В его распоряжении должна быть специальная книга по учету документов. Без отдельно оформленного приказа руководства никто не имеет права заменять кадрового работника и знакомиться с содержанием дел.

Организация работы с личными делами работников

Как правило, в первую очередь личные дела заводятся:

  1. на сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.),
  2. работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

Однако во многих частных компаниях личные дела ведутся на всехработников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело — чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы.

Порядок формирования личного дела работника

При этом любое формирование начинается с разработки и утверждения соответствующего порядка и назначения ответственных лиц.На вопрос «что такое дело?» отвечает подп.

Таким образом, формирование личного дела работника (образец 2019) представляет собой сбор и формирование всех необходимых документов в одну папку.

Такая папка должна охватывать: процедуру трудоустройства (резюме, анкета, заявление и приказ о приеме), период работы (личная карточка, приказы, служебные записки, акты, сведения о семье и самом работнике, документы о взысканиях и поощрениях и т.

Какие документы хранятся в личном деле работника

В период работы досье пополняют:

  1. копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях,
  2. копии документов о повышении квалификации,
  3. докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.
  4. аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе),
  5. дополнительные соглашения к трудовому договору,

При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.

Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. Такое досье — документ длительного хранения.

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

Так и поступают в большинстве компаний, ведь в личном деле хранятся все копии документов работника, приказов и иные важные бумаги. Вы уже знаете, какой тип стратегии подходит вашему бизнесу? Мы подготовили 4 шаблона, которые помогут в разработке стратегии.

Подробнее Обязательно к прочтению! Его форма не унифицирована, единого образца личного дела сотрудника не существует, поэтому каждый владелец компании решает этот вопрос самостоятельно.

При создании пакета не лишним будет ознакомиться с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению». В отделе кадров хранятся только личные дела сотрудников, работающих в данный момент в фирме, а бумаги уволенных отправляются в архив не позднее трех лет после ухода данного человека из компании.

Лист ознакомления с личным делом работников учреждения

Отдельные наиболее важные документы при необходимости могут помещаться в начале личного дела, вне общего хронологического и тематического порядка. Листы документов, приобщенных к личному делу, но не подшитых в него, не нумеруются и учитываются во внутренней описи на общих основаниях с отметкой в графе «Примечание» о фактическом местонахождении документа в составе дела. Личные дела руководителя предприятия, членов руководящих исполнительных, контрольных органов, сотрудников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а остальных сотрудников — 75 лет. При этом содержание сводной описи наряда должно отражаться в сводной описи личных дел работников. При выдаче за пределы предприятия — также с составлением акта.

Обязан ли работодатель ежегодно знакомить работников с персональными данными?

В такой ситуации организация вправе продолжить обработку персональных данных без согласия сотрудника с учетом ограничений, указанных в пунктах 2–11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, например, для осуществления правосудия или защиты жизни (здоровья) самого сотрудника. Об этом говорится в части 2 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ. Следует отметить, что при возникновении спора обязанность представить доказательства того, что согласие сотрудника на обработку его персональных данных получено, возлагается на работодателя (ч.


3 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). С согласия сотрудника организация вправе также поручить обработку персональных данных другому лицу (ч. 3 ст. 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Как формируется и ведется личное дело работника

Также в журнале отмечают даты постановки (день приема сотрудника на работу) и даты снятия (день увольнения служащего) ЛД с учета. К содержанию Оформление ЛД Личные дела сотрудников относятся к документам строгой отчетности. Из-за этого они должны храниться отдельно от трудовых книжек и находиться в сейфах или специальных металлических шкафах, как правило, в отделах кадров.

При формировании личного дела работника осуществляется также первичное оформление, что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих данных в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи. О любых изменениях персональных данных, включенных в состав личного дела, работники обязаны своевременно сообщать в отдел кадров организации. Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения.

После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу. В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов (или надлежаще заверенных копий документов).

К таким данным относятся свидетельства, приказы по личному составу и выписки из них, справки – любые, подтвержденные документально сведения, имеющие отношения к работе сотрудника. Устное заявление служащего не является достаточным основанием для внесения изменений и дополнений в ЛД. К содержанию Титульный лист Несмотря на вольную форму ведения личного дела работников на предприятиях, существует форма оформления титульного листа, установленная ГОСТом 17914-72, и лучше ее придерживаться.

О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом (документом) представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах предприятия до возвращения дела (документа) в место хранения. Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения руководителя организации с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель (карта-заместитель) с указанием даты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во временное пользование.

В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния.

ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

  • на сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.),
  • работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

  • личный листок по учету кадров или анкета,
  • д ополнение к личному листку по учету кадров (или анкете),
  • автобиография,
  • копии документа об образовании,
  • трудовой договор (второй экземпляр),
  • договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников),
  • характеристики (рекомендательные письма),
  • заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность),
  • выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности),
  • выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности,
  • выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).

ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

  • ведение записей в соответствующих разделах личного дела ,
  • помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел ,
  • изъятие документов, надобность в которых миновала ,
  • периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов .

ОФОРМЛЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ ПРИ ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ

  • объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения),
  • располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника,
  • снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).
  • в любом случае, независимо от названия, в этих папках содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все правила, предусмотренные ТК РФ, по защите персональных данных,
  • трудовые договоры могут храниться в личном деле работника, но никак не в личном файле и т.п. Трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел, должны формироваться в самостоятельное дело«Трудовые договоры с работниками».

В рамках данной статьи не рассматривается.

Соответствующие предписания содержатся, в частности, в Методических рекомендациях Мосгорархива «Документационное обеспечение кадровой деятельности организаций и предприятий». М.: Мосгорархив, 1993.

Подобные документы, как правило, хранятся в специальных кармашках, расположенных на внутренних сторонах обложки.

В том числе во внутренней описи.

Как правило, в хронологическом порядке, т.е. по мере их поступления.

Это касается, в частности, справок с устаревшими сведениями.

Такая проверка производится с целью установления наличия и физического состояния документов.

Не рекомендуется использовать гелевые ручки, так как написанные ими тексты очень быстро выцветают.

Отдельные наиболее важные документы при необходимости могут помещаться в начале личного дела, вне общего хронологического и тематического порядка.

Листы документов, приобщенных к личному делу, но не подшитых в него, не нумеруются и учитываются во внутренней описи на общих основаниях с отметкой в графе «Примечание» о фактическом местонахождении документа в составе дела.

Личные дела руководителя предприятия, членов руководящих исполнительных, контрольных органов, сотрудников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а остальных сотрудников — 75 лет.

При этом содержание сводной описи наряда должно отражаться в сводной описи личных дел работников.

При выдаче за пределы предприятия — также с составлением акта.

В том числе при объединении нескольких личных дел в одну единицу хранения.

М.Ю. Рогожин, независимый эксперт-исследователь

Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 9, 2005.

Смотрите видео: ЧЕЛОВЕК НАРУШАЕТ ЗАКОНЫ ФИЗИКИ. Сверхъестественный эксперимент ПИРАМИДА (August 2020).