Вопросы к Юристу

Разделение отпуска на части

Процедура разделения ежегодного отпуска на части имеет множество особенностей и тонкостей, поэтому у практикующих бухгалтеров и кадровиков всегда возникает немало вопросов, касающихся этой темы. В статье расскажем, как разделить отпуск на части, рассмотрим основные ошибки, которые допускаются при предоставлении и оформлении ежегодного отдыха частями.

Общий порядок предоставления отпуска

Действующее законодательство предоставляет всем работающим гражданам право на отдых, срок которого – минимум 28 дней/год. Работник может уйти в отпуск на все 28 дней, либо брать дни отдыха частями. Главное условия при разбиении отпуска – один из периодов отдыха должен быть не менее 14 календарных дней.

Разбиваем отпуск на части

Инициатива разделения отдыха на периоды может исходить как от сотрудника, так и от работодателя. Однако, последнему стоить помнить главное – разбиение отпуска является обоюдно согласованной процедурой. Разделить период отдыха на части самовольно работодатель не вправе, ведь это является прямым нарушением трудового законодательства.

Процедура и документы для оформления

При оформлении ежегодного отдыха частями кадровику и бухгалтеру необходимо следовать нормам трудового законодательства. На сегодняшний день на практике используется единый механизм предоставления отпуска частями, который состоит из следующих этапов:

  • работодатель и работник письменно фиксируют обоюдное согласие на разбиение отдыха,
  • руководителем организации издается приказ на отпуск в оговоренные сроки,
  • специалист отдела кадров вносит корректировки в табель и график отпусков на основании приказа,
  • бухгалтер выплачивает отпускные на основании приказа и данных табеля.

Документально оформление данной процедуры зависит от того, является ли разбиение отдыха инициативой работодателя или осуществляется по желанию работника.

Обобщенная информация о процедуре и документах представлена в таблице ниже.

Просьба работника о разбивке отпуска, как правило, оформляется, заявлением. Если у Вас нет претензий относительно сроков и периода отдыха, то Вы как работодатель вправе согласовать отпуск. Если Вы не согласны со сроками (например, бухгалтер хочет уйти в отпуск во время налоговой проверки), предложите работнику другой период отдыха. Новый срок оформите повторным заявлением работника.

На основании заявления издайте приказ по предприятию, подписанный руководителем. Если в период отдыха работника его будет заменять другой сотрудник, это следует указать в приказе.

Внесите информацию об отпуске в табель. На основании этих данных работнику будут рассчитаны отпускные и зарплата.

  • нет сотрудника, который мог бы заменить «отдыхающего» на весь период отпуска,
  • на предприятии проводятся особые внутренние процедуры, в связи с чем необходимо нахождение сотрудника на работе (завскладом – при проведении инвентаризации, начальник отдела охраны труда – при оценке условий труда и т.п.),
  • несколько сотрудников отдела запланировали отпуск на одно и то же время, а оставшиеся работники не могут выполнить весь объем работы структурного подразделения.

Несмотря на то, что существует производственная необходимость в разбивке отпуска, разбиение отдыха на части без согласия работника. В данном случае Вы можете предложить сотруднику взять отпуск частями:

  • Поговорив с ним напрямую,
  • Направив письменное уведомление,
  • Отправив электронное письмо.

Если работник согласен на разбивку в Вашем варианте, то предложите ему написать заявление. Если Вы оформили уведомление, то подпись работника в графе «Ознакомлен и согласен» и будет согласованием.

На основании согласования оформите приказ. Если Вы договорились с работником устно, то в приказе укажите графу «Ознакомлен и согласен». В таком случае приказ будет служить подтверждением согласия работка на разбивку.

Табель и график отпусков

Изменения в графике отпусков и табеле отразите в общем порядке.

Можно ли разбить отпуск без согласия работника

Как говорилось ранее, оформление отпуска частями возможно только при обоюдном согласии сторон. Если Вы решите разбить отпуск работника самовольно, в одностороннем порядке, то это будет прямым нарушением трудового законодательства (ст. 125 ТК). При этом неважно, было ли вызвано разделение отпуска производственной необходимостью или нет.

В данном случае имеет место прямое нарушение трудовых прав работника, поэтому он имеет все основания подать на Вас в суд.

При оформлении отдыха частями обязательно получите согласие работника. Для этого Вы можете воспользоваться одной из нижеперечисленных форм:

Разбивка отпуск военнослужащим

При разделении отпуска военнослужащему следует действовать согласно общему порядку, а именно нормам ТК. При этом следует учитывать следующее: для военнослужащих предусмотрен увеличенный «неделимый» период отпуска – 15 дней (вместо стандартных 14-ти дней). Объясняется это так: согласно законодательным актам, военным предоставляется ежегодный отдых в увеличенном размере (30 дней и более).

В связи с этим целесообразно использование военными более продолжительного по сроку отдыха (одна часть – не менее 15 дней). Что касается вопроса, на сколько частей можно разделить отдых военнослужащему, то ответ на него таков: «отпускник» имеет право на оформление отпуска частями в любом количестве, но одна часть должна быть не меньше 15 дней.

Пример №1. Спиридонов С.Д. проходит военную службу по контакту. Общая продолжительность службы Спиридонова составляет 12 лет, поэтому он имеет право на отдых 35 календарных дней. Спиридонов использовал отпуск частями: один период – 15 дней, остальной период – по одному дню в течение года (20 дней).

Основные ошибки при разделении отпуска

Пытаясь уменьшить количество документов и оптимизировать документооборот, многие бухгалтера и кадровики допускают ошибки в процедуре разбиения отпуска. Разберем основные ошибка разделения периода отдыха на примерах.

Ошибка №1. Разбивка отпуска без согласия работника предусмотрена внутренними документами.

В марте 2017 руководителем АО «Страховой Союз» подписан приказ, согласно которого с 01.04.17 вступает в силу Положение об отпусках. Согласно документу, работникам производственных цехов №5 и №7 предоставляется ежегодный отпуск в количестве 31 день. При этом документ разрешает разделять отпуск сотрудников данных цехов на части без их согласия, в связи с производственной необходимостью.

Положения об отпусках АО «Страховой Союз» противоречит ст. 125 ТК. Работники цехов №5 и №7 вправе не выполнять данное положение и брать отпуск полностью, без разделения. В случае, если руководство АО «Страховой Союз» будет принудительно отправлять работников в отпуск частями, то сотрудники имеют все основания обратиться в суд.

Ошибка №2. Разделение отпуска без заявления и согласования в приказе.

Директор АО «Белая Лилия» и главный технолог предприятия Кириченко В.Д. в устной беседе согласовали разделение отпуска последнего на части (2 дня, 8 дней, 18 дней). Каждый из отпусков Кириченко оформлен приказом, заявление Кириченко не подавал. Приказы на отпуска подписаны директором «Белой Лилии», Кириченко подписал приказы в графе «Ознакомлен».

Оформление разбивки отпуска в вышеописанной форме, скорее всего, вызовет немало вопросов и претензий со стороны проверяющих органов. В данном случае нет прямого письменного согласования Кириченко на разбивку: заявление работник не подавал, а в приказе Кириченко подписался как «ознакомившийся», а не как «согласный».

Чтобы исключить претензии со стороны контролирующий органов, руководству «Белой Лилии» следует дополнить приказ графой «Согласен» за подписью Кириченко. Также работник может предоставить 3 заявления на отпуск (на каждую из частей) задним числом.

Ошибка №3. Разбивка отдыха на основании графика.

В ноябре 2016 руководителем ООО «Команда» утвержден график отпусков на 2017 для сотрудников (всего в штате 12 человек). График оформлен в виде таблицы, в которой указаны ФИО сотрудников и периоды отпусков. Таблица графика также содержит столбец «Ознакомлен», в котором работники ставят свои подписи.

Согласно графику, завхоз ООО «Команда» Клубков запланировал отдых на 2017 таким образом:

  • с 10 по 26 апреля 2017 – 17 дней,
  • с 16 по 20 октября – 5 дней,
  • с 13 по 18 ноября – 6 дней.

Заявления на отпуск Клубков не оформлял, в приказах ставил подпись в графе «Ознакомлен». Как и в примере, описанном выше, в данной ситуации также отсутствует прямое документальное подтверждение согласия работника. График отпусков и приказы лишь подтверждают ознакомление Клубкова, а не его согласие на разбивку.

Так как Клубков фактически является инициатором разбиения, то есть он согласен на использование периода отдыха частями, то руководству ООО «Команда» рекомендуется попросить у Клубкова оформить заявления на каждую часть отпуска (задним числом). В будущем, оформляя график отпусков, руководству ООО «Команда» следует предусмотреть в документе графе «Ознакомлен и согласен».

Рубрика «Вопрос – ответ»

Вопрос №1. В августе 2016 трое (Кулаков, Панкратов, Степанов) из четырех сотрудников планового отдела АО «СпецТорг» подали руководителю заявления на отпуск с 04.08.17 по 31.08.17. Руководитель «СпецТорга» подписал заявление Кулакову, остальные отклонил. 04.08.17 изданы приказ на отпуска: Кулакову – 28 дней (04-31.08.17) согласно заявлению, Панкратов – 10 дней (14-20.08.17), Степанову – 10 дней (21-27.08.17). В приказах на отпуска Панкратова и Степанова указана формулировка «предоставление части отпуска в связи с производственной необходимостью», графа «согласование работника» в приказе не предусмотрена. Правомерны ли действия руководства «СпецТорга»?

Руководитель «СпецТорга» нарушил трудовое законодательство в части предоставления отпусков Степанову и Панкратову. Нарушена ст.125 ТК, так как не получено согласия Панкратова и Степанова на использование отпуска частями. В данной ситуации руководству «СпецТорга» необходимо было предложить работникам разбить отпуск, после согласования – попросить Степанова и Панкратова оформить заявления с новыми сроками.

Вопрос №2. Механик ООО «МонтажСтрой» Копытов оформил отпуск частями: 5 дней, 9 дней и 14 дней. Первую часть отпуска (5 дней) Копытов использовал в марте 2017, вторую (9 дней) – в августе 2016. Из отпуска в сентябре (14 дней) Копытов был отозван приказом, фактически использовав только 10 дней отдыха. При отзыве Копытов поставил подпись в приказе («Ознакомлен»). Правомерны ли действия руководства ООО «МонтажСтрой»?

Во-первых, руководство ООО «МонтажСтрой» нарушило ТК в части порядка отзыва из отпуска. Фактически Копытов прервал отдых без собственного согласия, по единогласному решению ООО «МонтажСтрой» (в приказе на отзыв нет подписи Копытова «Согласен»). Кроме того, ООО «МонтажСтрой» нарушил ТК в части разделения отдыха: фактически Копытовым не использована «неделимая» часть отпуска (14 дней). По факту нарушений Копытов вправе обратиться в суд.

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Оформление разделения отпуска на части

Как было указано выше, вопрос о разделении отпуска на части должен быть согласован между работником и работодателем. И конечно, такое согласование в идеале должно быть зафиксировано на бумаге. Наиболее надежным вариантом будет, если сотрудник сам напишет заявление на имя руководителя организации о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части.

Однако если работников в организации много, это может быть неудобно. Поэтому есть другой способ: ознакомить сотрудников с графиком отпусков, который сам по себе уже фиксирует разделение отпуска (ст. 123 ТК РФ).

Если работник не хочет делить отпуск

Далеко не каждый работодатель сегодня готов отпускать своих работников в отпуск на все 28 календарных дней за один раз. Так должен он это делать или не должен, если сотрудник не согласен разбивать отпуск на части? В отсутствие согласия работника у работодателя нет законных оснований в одностороннем порядке принять решение о разделении отпуска работника на части (Письмо Роструда от 17.07.2009 N 2143-6-1 ). А значит, сотрудника нужно будет отправить в отпуск на все 4 недели, конечно, при условии, что ранее он свой ежегодный оплачиваемый отпуск за текущий рабочий год не использовал.

Кстати, за нарушения в сфере трудового законодательства предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения или наложения штрафа в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

  • от 1000 до 5000 руб. на руководителя,
  • от 30 000 до 50 000 руб. на организацию,
  • от 1000 до 5000 руб. на ИП.

Можно ли заставить работников делить другие 14 дней отпуска

Некоторым работодателям в силу производственной необходимости сложно отпускать своих работников в отпуск не то что на 28 календарных дней, но даже и на 14 дней. Точнее один раз в год так сделать они готовы, потому что соответствующее требование прямо закреплено в ТК РФ, а вот второй раз – уже нет. В связи с этим иногда в организациях пытаются с помощью разного рода уловок заставить работников брать отпуска на более короткие периоды. Например, прописывают соответствующее условие об обязательности разделения вторых 14 календарных дней в локальном нормативном акте (ЛНА) организации.

Однако нормы ЛНА, которые ухудшают положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством, не подлежат применению (ст. 8 ТК РФ). Рассмотренные требования об обязательном разбиении отпуска противоречат нормам ст. 125 ТК РФ. Поэтому их работники в общем-то могут просто игнорировать. А в случае конфликта с руководством на неправомерность нормы ЛНА укажут и проверяющие из трудинспекции.

Отпуск в разрезе рабочих и выходных дней

Благодаря возможному разделению отпуска на части работники по-разному используют свои отпуска. ТК РФ не регулирует вопрос о том, как должно быть составлено заявление работника на отпуск – только на рабочие дни, на рабочие и выходные дни, только на выходные дни. Чтобы разобраться с каждым случаем, рассмотрим все 3 варианта на примерах.

Ситуация 1. Работник написал заявление на отпуск на полную неделю – с 20 по 26 июня 2016 года. В этот период попадают и рабочие, и выходные дни. Если работодатель не против, то работнику должен быть предоставлен и оплачен отпуск на все 7 календарных дней. Это, пожалуй, самая простая ситуация, которая не вызывает вопросов.

Ситуация 2. Работник написал заявление на отпуск с 20 по 24 июня – 5 календарных дней, которые по календарю являются рабочими днями. Формально работник имеет право так сделать. И заставить его написать заявление на всю неделю с «захватом» выходных дней нельзя. Тогда отпускные ему должны быть выплачены именно за эти 5 дней, а 25 и 26 июня будут для работника обычными выходными днями.

Работник, таким образом разбив свои вторые 14 дней отпуска, может в определенном смысле увеличить себе отпуск, правда всего на 4 дня (на 2 пары выходных дней). Но отпускные ему в любом случае будут выплачены только за 28 календарных дней в течение рабочего года.

Ситуация 3. Работник написал заявление на отпуск с 25 по 26 июня – 2 календарных выходных дня. Этот вариант является не самым выгодным для работника. Однако такая ситуация тоже возможна. Тогда ему надо будет предоставить и оплатить 2 дня отпуска.

Отметим, что если работник один раз взял такой короткий отпуск на выходные по каким-то своим причинам, то это вряд ли вызовет претензии у проверяющих. А вот на постоянные отпуска в выходные дни контролеры наверняка посмотрят с подозрением.

Если работник берет отпуск только в выходные дни

Существует такая практика в российских организациях – предоставлять отпуска работникам по 2 дня, причем обязательно приходящихся на выходные. То есть один раз в год работник, как положено, оформляет себе отпуск на 2 недели. А остальные 14 дней использует, к примеру, по 2 дня (субботу и воскресенье) в течение 7 недель.

Ведь если буквально прочесть нормы ТК, то разделение отпуска на части может быть организовано как угодно, лишь бы и работник, и работодатель с этим были согласны. А выходные дни в отпуск, предоставляемый в календарных днях, включаются. И начинаться отпуск с выходного дня тоже может.

И все же предоставлять таким образом отпуск нельзя. Потому что работник при этом свой отпуск фактически не использует: выходные дни и без написания заявления на отпуск были бы для него нерабочими, то есть являлись ли бы для него временем отдыха. А в соответствии с ТК РФ видами времени отдыха являются (ст. 107 ТК РФ):

  • перерывы в течение рабочего дня (смены),
  • ежедневный (междусменный) отдых,
  • выходные дни,
  • нерабочие праздничные дни,
  • отпуска.

То есть наряду с выходными днями, у работника должен быть еще и отпуск. К тому же, такого рода отпуска по 2 дня будут крайне странно смотреться в графике отпусков, который составляется на год вперед (ст. 123 ТК РФ).

Можно ли делить ежегодный дополнительный отпуск

Если работнику положен дополнительный отпуск, значит, его ежегодный оплачиваемый отпуск складывается из основного и дополнительного. То есть он точно будет больше 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Именно ежегодный оплачиваемый отпуск (в который входит и дополнительный) может быть разделен на части по ТК (ст. 125 ТК РФ). Так что бить на части можно не только основной, но и дополнительный отпуск.

Косвенно это подтверждается еще и тем, что вместо дополнительного отпуска (или его части), предоставляемого сверх 28 календарных дней в год, может быть выплачена компенсация (ст. 127 ТК РФ). При этом работник часть положенного ему времени отдыха вообще не использует, а взамен получает денежную выплату.

Правила дробления отдыха

Ежегодный оплачиваемый отдых любого сотрудника не может быть меньше 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Внутрифирменные распоряжения незаконны, если устанавливают обратное. Они могут увеличить длительность отпуска, но не уменьшить его. Регламентирует разделение отпуска на части – ТК РФ.

Работник имеет право договориться о времени отпуска с руководителем. При этом хотя бы один отрезок должен быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Остальной период может быть отгулян, как угодно. ТК РФ не запрещает сотруднику брать отпуск даже по одному дню или все оставшиеся сразу, выносить их к выходным, хоть это всё обычно не приветствуется. Также см. «Ежегодный оплачиваемый отпуск».

Продолжительный отдых позволяет работнику отдохнуть, восстановиться, набраться сил. Длительность отпуска может быть увеличена федеральными или внутрифирменными нормативными актами. Имейте в виду: последние не могут снижать минимальное число отпускных дней, даже если они подписаны самим работником.

Дробление отпуска может происходить по инициативе сотрудника или руководителя. При этом, работнику получать согласие от нанимателя не нужно. А вот разделение отпуска на части, предложенное директором, должно происходить с позволения служащего.

Таким образом, внутренние акты не могут определять минимальное количество отпускных дней. Кроме того, сотрудник выбирает сам, на сколько частей дробить 14 дней своего отпуска.

Если работник уже отгулял две недели, разделив их, то в оставшуюся часть времени руководитель вызвать служащего не имеет права: ведь это нарушит требование трудового законодательства о невозможности разрыва хотя бы 14 отпускных дней. Также см. «Отзываем работника из отпуска».

Дробление основного отдыха без согласия работника: законно ли?

Не всякое производство и не любая другая организация имеют возможность отправлять своих сотрудников в непрерывный отдых. Поэтому разделение ежегодного отпуска на части становится единственным способом не понести предприятию потери.

Учтите: если сотрудник на эту процедуру не согласен, обязать его работодатель не имеет права. Решение о дроблении отдыха не может принимать исключительно руководитель. Это противоречит письму Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1.

Работник может по своему желанию распорядиться отпуском: отгулять его весь сразу. Это значит, что разделение оплачиваемого отпуска – не обязательная процедура.

Руководитель, желая раздробить отпуск работника, должен убедить его, а не принуждать. Дело в том, что за это КоАП РФ (ч. 1 ст. 5.27) закреплены размеры штрафов за совершение такого проступка. Ответственность могут понести:

  • непосредственно руководители предприятий или коммерсанты (от 1 до 5 тысяч руб.),
  • юридические лица, то есть организации в целом (от 30 до 50 тысяч руб.).

Допускается ли разбивка ежегодного оплачиваемого отдыха по ТК РФ?

Статья 125 ТК РФ дает возможность работнику разделить период ежегодного оплачиваемого отпуска на различные части.

Допустим, сотрудник сначала отгуляет четырнадцать дней полностью, оставшиеся две недели он вправе разбить даже по два дня, так как минимальное количество дней оставшегося отпуска законодательством не определено.

Разделение остатка можно выполнить любым удобным образом, никаких ограничений в ТК РФ нет. Можно взять оставшиеся 2 недели сразу, можно разбивать их удобным способом.

Так, например, один работник может написать семь заявлений на отпуск по два дня в выходные дни, получить отпускные суммы и фактически в отпуск не ходить. Теоретически такая схема вполне возможна. Но на практике применять ее не рекомендуется. Ведь ежегодный оплачиваемый отпуск необходим для того, чтобы работник восстановил свои силы, что при данной схеме невозможно.

Также работник может наоборот увеличить длительность отдыха за счет выходных.

Он напишет 3 заявления на отпуск без учета выходных, тем самым длительность его отдыха увеличится на 4 дня.

Например, с 14 по 18 мая 2018 года (с понедельника по пятницу), затем с 21 по 25 мая (опять с понедельника по пятницу) и с 28 по 31 мая (с понедельника по четверг).

По заявлениям работник запросит 14 отпускных дней. Но в итоге сотрудник будет отдыхать не положенные 14 дней, а целых 18, вместе с выходными, которые не включены в заявления.

Допускается обозначить разделение ежегодного отпуска в одном заявлении сотрудника, если они идут друг за другом.

Есть два варианта, как разделить оплачиваемое время отдыха работника:

Законность принудительного дробления 14-ти дней внутренним актом

Количество дней хотя бы одной части отпуска не может быть меньше 14 дней. Оставшееся время работник вправе делить на несколько периодов. Но производственная необходимость предприятий заставляет руководителей прибегать к различным уловкам, чтобы подтолкнуть сотрудника написать заявление на разделение отпуска. Оно может быть сформулировано так:

Иногда через внутренние документы служащих обязуют делить вторую часть отпуска на несколько промежутков. В связи с этим, имейте в виду: такое положение нарушает права работников и является незаконным. Применять подобные локальные акты на практике запрещено из-за их несоответствия положениям Трудового кодекса.

Если работник сталкивается с внутренним правилом, ущемляющим его права, он может отказаться от его исполнения. При возникновении конфликта с руководителем сотруднику следует обратиться в трудовую инспекцию. Работники этой службы проведут проверку внутренних актов предприятия, сообщат об их неправомерности директору организации и обяжут исправить ситуацию.

Оформление документов

Регулирует разделение частей отпуска – ТК РФ. Процедура сопровождается составлением типовых документов. Если сотрудник самостоятельно принял решение о взятии неполного отпуска, он пишет заявление. Продолжительность отдыха значения не имеет. Ответственные лица действуют в следующем порядке.

  1. Принимают заявление сотрудника. В нем указано Ф.И.О. служащего, дата начала и окончания отпуска, проставлена личная подпись. На документе руководитель делает запись об удовлетворении заявления.
  2. Составляют приказ об отпуске (де-факто – приказ на разделение отпуска на части). При этом можно использовать специальную форма Т-6.
  3. Вносят данные в записку-расчет, чтобы начислить по ним отпускные работнику. Это дело бухгалтерии.
  4. Делают отметку в специальном разделе личной карточки сотрудника об очередном отпуске.
  5. Вносят изменения в табель учета рабочего времени.
  6. Делают отметку в расписании отпусков. В специальной графе проставляют фактическую дату. Основание и дату внесения изменений указывают в графе переноса отдыха.

Отпускные за рабочие и выходные дни

Трудовой кодекс не регламентирует, как работник может использовать разделение основного отпуска. Заявление служащий составляет самостоятельно. В качестве отпускных дней он может взять:

  • рабочие дни,
  • рабочие и выходные дни,
  • выходные дни.

В зависимости от этого фактический срок отпуска может быть разным. Тут возможны следующие ситуации (см. таблицу).

Смотрите видео: Отпуск по частям. Отпуск только в рабочий или только в выходной день. Елена А. Пономарева (October 2020).