Вопросы к Юристу

Срок хранения приказ о штатном расписании

В документ можно вносить изменения по ходу осуществления трудовой деятельности, но любые корректировки должны быть в обязательном порядке подкреплены приказом руководителя. Правило непосредственного хранения основного бланка не относится к дополняющим штатное расписание документам. Различные справки, уточнения, предложения и заключения, так или иначе касающиеся данного бланка, должны храниться в архиве в течение 5 лет после момента подписания руководителем и вступления в силу. Конечно, они так же выступают в роли важных внутренних распоряжений, но, все же, имеют не столь огромное значение, как непосредственное расписание. Опломбируем кадровые документы Кого можно назначать ответственным за хранение штатного расписания? Обычно, на предприятиях ответственным лицом, которому поручается хранение важных внутренних документов, назначаются работники отдела кадров или бухгалтерии.

Каков срок хранения штатного расписания в организации?

Соответственно, хранить такой документ необходимо основательно и под чутким контролем, так как необходимость заново распланировать все нюансы, ранее указанные в утерянном или пришедшем в негодность расписании, может отнять достаточно много времени. Как выявить документы с истекшим сроком хранения В данном документе указывается личная информация каждого сотрудника, так что Законодательство лишь отчасти может регламентировать правила, касающиеся данного документа. Если бланк составлен в письменном виде, располагать его необходимо в сейфе, ключ от которого будет иметь лишь ответственный сотрудник или непосредственный руководитель.
Такие сейфы должны быть оборудованы замками и сигнализациями, предупреждающими членов коллектива предприятия о том, что к важному документу пытается получить доступ стороннее лицо.

Срок хранения штатного расписания

В нем указывается список должностей, специальности и квалификация работников, количество вакантных и занятых мест. Вести такой документ необходимо в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ № 1, где указывается форма Т-3 – именно по ней необходимо формировать данный бланк. Как составить штатное расписание Так как Законодательством в прямом смысле не установлены конкретные порядки ведения, учета и хранения штатного расписания, любой работодатель должен лично контролировать данные моменты и подписывать распоряжения, где будут указываться правила и порядки, которые должен соблюдать сотрудник, выступающий в качестве ответственного за хранение расписания лица.
Подробнее о штатном расписании читайте здесь: Штатное расписание утверждается раз и навсегда, его не требуется издавать каждый год.

Сроки хранения штатного расписания

Очевидно, что два лица, занимающие похожие должности в одной компании, вполне смогут трудиться на разных уровнях и получать за свой труд совершенно разную заработную плату. Для полноценного отображения подобных отличий в штатном расписании есть отдельный раздел «надбавки», либо включат однообразные по существу штатные единицы главный бухгалтер и бухгалтер, администратор или заместитель администратора и т.д., только заработная плата которых отличается. к содержанию ↑ Должности в штатном расписании Названий должностей достаточно большое количество, но все они подразделяются на:

  • базовые — закрепленные в Квалификационных справочниках,
  • произвольные — придуманные самостоятельно или образованные от базовых.

При составлении расписания следует присваивать трудящимся базовые наименования должностей, поскольку это упростит процедуру получения льгот и пенсии.

Что такое штатное расписание и сколько лет оно хранится на предприятии?

Когда срок использования бланка истек, за него уже несут ответственность работника архивного отдела, куда бланки помещаются на длительное хранение. Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами В редких случаях, если речь идет о небольших организациях, где трудится десяток-два работников, в качестве ответственного лица можно назначать секретаря руководителя, но такому человеку, чаще всего, довольно сложно осуществлять свои прямые обязанности и одновременно следить за ведением и хранением бланков документации, относящихся к непосредственной сфере деятельности кадровых специалистов и бухгалтеров.
Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — перечень). Согласно перечню сроки хранения штатного расписания являются следующими:

  • постоянное хранение — для организаций, где расписание было разработано и (или) утверждено,
  • 3-летнее хранение — для иных организаций.

В пределах сроков хранения штатного расписания организация должна обеспечить выдачу копии штатного расписания лицам, которые обладают правом на получение такой документации, в частности участникам ООО (постановление 8-го арбитражного апелляционного суда от 12.10.2010 по делу № А46-1925/2010). Также согласно перечню установлены следующие сроки хранения документов, связанных с расписанием:

  • проекты расписания, справки и заключения — 5 лет,
  • переписка по разработке расписания — 3 года,
  • штатные расстановки (списочный состав сотрудников) — 75 лет.

Приказы о штатном расписании срок хранения

Федерального ТК трудовая функция работника по трудовому договору — это работа по должности, соответствующая текущему штатному расписанию. Только при наличии утверждённого документа в соответствии с п.2 статьи 81 Трудового Кодекса становится возможным структурно вести кадровые перестановки, проводить штатные сокращения. Штатное расписание ратифицируется местным нормативным актом компании. То есть только от работодателя зависит сам факт его наличия. Обязательство оформить и принять данный документ лежит также лишь на работодателе. Но неисполнение руководителем организации функции по оформлению и утверждению штатного расписания не является причиной для срыва ранее заключённого между ним и сотрудником трудового контракта. В некоторых случаях работодатели нанимают работников на должности, которые не учитываются в утверждённом на данном предприятии штатном расписании.

Нужный документ

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужно ли фирме штатное расписание, или можно обойтись без него.

Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Если все же составлять «штатку», то какой срок хранения штатного расписания в архиве?

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Вопрос о сроке хранения штатного расписания организации волей-неволей интересует кадровиков. Ведь рано или поздно документ потеряет актуальность, и придется задуматься о его передаче в архив.

  • разные права и обязанности,
  • различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить

Какой же срок хранения штатного расписания в организациях РФ? Зависит ли он от принадлежности компании к коммерческому или бюджетному сектору? Расскажем об этом подробно.

Кадровики часто спрашивают, нужно ли утверждать штатное расписание каждый год, если нет изменений. Конечно, не нужно. «Штатка» – это не тот документ, который следует ежегодно переутверждать. Однако если изменения все же есть, то намного удобнее работать с обновленным документом.

Срок для бюджетников

Так как законодательство не предусматривает обязанности разрабатывать и утверждать штатное расписание для коммерческих организаций, то и вопрос про срок хранения штатного расписания медицинской организации, занимающейся, к примеру, исключительно предпринимательской деятельностью, теряет смысл. Что не обязательно разрабатывать и утверждать, не нужно и хранить.

Совершенно иначе обстоят дела с бюджетными учреждениями. В соответствии с законодательством штатные расписания имеют постоянный срок хранения (подп. «а» ст. 71 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Таким образом, срок хранения штатного расписания – 75 лет.

Также требуют хранения и проекты штатных расписаний, которые составляют крупные организации по своим структурным подразделениям. Такие документы должны храниться 5 лет (ст. 72 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Переписка по разработке и изменению штатных расписаний подлежит хранению в течение 3 лет ст. 73 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Поэтому срок хранения штатного расписания в школе или другом бюджетном учреждении максимально высокий – 75 лет.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Штатное расписание: решаем нештатные ситуации

Результатом оптимизации зачастую является сокращение штата, но при этом у работодателя остаются только те труженики, которые способны эффективно трудится и максимально выполнять определенные обязанности. Соответственно, оптимизация является наилучшим способом увеличения эффективности работы организации. В соответствии с федеральным законом под номером 98 штатное расписание не относится к списку документации, в которой содержится коммерческая тайна.

Так, наниматель не в праве включить в Перечень информации, составляющей коммерческую тайну компании, сведения о наличии вакантных мест, численности, системе оплаты и прочие сведения. Соответственно, применять понятие «коммерческая тайна» к данной первичной документации не приемлемо. Все о штатном расписании узнайте из ролика: Понравилась статья? Следите за обновлениями сайта В Контакте или Твиттере.

Как хранить штатное расписание?

Четких сроков, на которые составляется расписание, нет — документ можно составить на полугодие или год, или даже на несколько лет, если фирма не нуждается во внесении изменений. Росархив установил точный срок хранения штатного расписания после завершения его действия. Так, документация должна храниться не менее 3 лет, с года, следующего за тем, в котором была утрачена сила документа.

Разногласия между расписанием и трудовым договором в вопросе конкретного сотрудника решаются в пользу договора (статья 8 Трудового Кодекса). Сотрудника принимают по специальности, прописанной в его трудовом соглашении. Главное же предназначение документа заключается в том, чтобы если при увольнении того или иного сотрудника согласно п.
2 ст. 81 Федерального ТК обладать реальными аргументами обосновать в суде свою позицию, а в частности то, что у компании не могло быть возможности трудоустроить данного сотрудника и что его сокращение было полностью в рамках закона. Во время судебного процесса первоначально будет затребовано штатное расписание.

К какому типу приказов отнести приказ об утверждении штатного расписания?

Штатное расписание – это не приказ, а локальный нормативный акт работодателя со сроком хранения «Постоянно» (ст. 32а Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000). Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Приказы, которыми утверждается штатное расписание, а также вносятся изменения в него, относятся к приказам по основной деятельности со сроком хранения «Постоянно» (ст.
6а указанного Перечня). При этом штатные расписания должны храниться отдельно от приказов по основной деятельности в соответствии с номенклатурой дел работодателя. Графики отпусков хранятся 1 год (ст. 356 указанного Перечня). При этом унифицированная форма графика отпусков № Т-7, утв.

Когда срок использования бланка истек, за него уже несут ответственность работника архивного отдела, куда бланки помещаются на длительное хранение. Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами В редких случаях, если речь идет о небольших организациях, где трудится десяток-два работников, в качестве ответственного лица можно назначать секретаря руководителя, но такому человеку, чаще всего, довольно сложно осуществлять свои прямые обязанности и одновременно следить за ведением и хранением бланков документации, относящихся к непосредственной сфере деятельности кадровых специалистов и бухгалтеров.

Где должны хранится приказы и штатное расписание

Тут указывается итоговая сумма, получающаяся при сложении сумм, прописанных в графах 5-8. 10 — «Примечания». Если примечаний нет, то данное поле оставляют пустым. Код в штатном расписании необходим для ведения учета. Если учет ведется в программе 1С, то она автоматически присвоит код каждому подразделению и участку. Если же 1С не используется, то присвоить коды может и сам руководитель, но при этом важно соблюдать иерархию подразделений. Как демонстрируют итоги регулярных ревизий Гострудинспекции, максимальное число недостатков обнаруживается после попыток заполнения поля 5. При попытках самостоятельно оформить эту графу индивидуальные предприниматели (как и бухгалтеры) зачастую допускают и позволяют себе погрешности, записывая диапазон значений в пределах, к примеру, 5000-7000 рублей.

Приказ об изменении штатного расписания срок хранения

Если же трудовая функция меняется, то переименование проводить нельзя. Исключение вакантных должностей Создание приказа (проекта приказа) об исключении штатных единиц, в котором прописана следующая информация:

  1. дата, с которой вносятся изменения,
  2. количество исключенных штатных единиц.
  3. наименование исключенных должностей,

не предусмотрено, так как данные должности не заняты 3.

  1. Создание приказа об исключении конкретных штатных единиц либо об утверждении нового штатного расписания, в которое не будут внесены сокращаемые должности
  2. Уведомление работников о намерении провести сокращение,

Письменное уведомление работников не менее чем за 2 месяца до даты вступления в действие нового штатного расписания/внесенных в него изменений (ч. 2 ст. 180 ТК РФ)

Татьяна, Сколько нужно хранить штатное расписание и приказы о внесении в него изменений и утверждении в ООО?Срок «пост.», предусмотренный Приказом № 558 от 25.08.2010 г., может быть 10 лет?

Можем ли мы после истечения 10 лет хранения уничтожить вышеуказан

№ 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством, а не с даты создания (п.

Штатное расписание: срок хранения

Конечно, не нужно. «Штатка» – это не тот документ, который следует ежегодно переутверждать.

Однако если изменения все же есть, то намного удобнее работать с обновленным документом. Так как законодательство не предусматривает обязанности разрабатывать и утверждать штатное расписание для коммерческих организаций, то и вопрос про срок хранения штатного расписания медицинской организации, занимающейся, к примеру, исключительно предпринимательской деятельностью, теряет смысл. Что не обязательно разрабатывать и утверждать, не нужно и хранить.

yurburo61.ru

Срок хранения штатного расписания Из представленной статьи вы узнаете следующее:

  1. кого можно назначать ответственным за хранение.
  2. каковы сроки хранения,
  3. хранение расписания: что нужно знать,

Что такое штатное расписание и сколько лет оно хранится на предприятии?

Штатное расписание ратифицируется местным нормативным актом компании .

Сроки хранения приказов по личному составу. Правила учета и хранения кадровых документов

Что к ним можно отнести?

  • Приказы об увольнении.
  • Документы о переводе.
  • Личные дела кадров.
  • Бумаги о командировках (длительных, зарубежных).
  • Приказы об установлении определенной зарплаты на той или иной должности.
  • Анкеты, заполняемые при трудоустройстве.
  • Трудовой договор с приказом о приеме на работу.
  • Справки, подтверждающие награждение или премирование сотрудников.

Теперь понятно, какие документы относятся к долговременным.

Только дело в том, что приказ о приеме работника на работу — это бумага, которая относится к личному составу. Но есть небольшое исключение из правил. О нем следует помнить.

Далеко не все приказы о трудоустройстве вместе с трудовым договором являются приказами по личному составу.

Сколько лет должно храниться в организации штатное расписание

За «шапкой» следует содержательная часть.

Данный элемент штатного расписания состоит из десяти граф.

Важно при заполнении данной графы учитывать тот факт, что должность конкретного работника в штатном расписании должна быть такой же, что и в трудовой договоре и трудовой книжке.

Графа четвертая содержит сведения о количестве штатных единиц по конкретным должностям.

Каков срок хранения приказов?

К приказам по административно-хозяйственной деятельности относятся темы, раскрывающие содержание административно-хозяйственной функции: 1.

Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности, 2. Эксплуатация зданий, помещений, 3.

Транспортное обслуживание, внутренняя связь, 4. Охрана. Папки с такими приказами должны храниться 5 лет.

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов, невозможно.

Смотрите видео: Как сделать штатное расписание форма Т-3. Правила и рекомендации Елена А. Пономарева (October 2020).